Organismes partenaires

Accord de traitement des données

Version du 4 octobre 2026. Document de travail en cours de validation juridique. Il complète les conditions générales des organismes partenaires.

1. Rôles

Pour les données de ses apprenants et de ses administrateurs, l’organisme est responsable de traitement : il décide de leur utilisation. Conversa agit comme sous-traitant : il les traite uniquement pour fournir le service, sur instruction de l’organisme. Les données des formateurs indépendants de la bourse et des clients particuliers de Conversa ne relèvent pas de cet accord.

2. Objet, nature et durée

Le traitement a pour objet la pratique de l’oral en langue étrangère : conversations avec un tuteur IA, séances en visio avec des formateurs, évaluation, suivi de progression et transmission des résultats à l’organisme. Il dure aussi longtemps que le contrat.

3. Données et personnes concernées

• Apprenants : identité, email, identifiant externe transmis par l’organisme, langue maternelle et langue pratiquée, photo de profil s’ils en déposent une, enregistrements de leur voix pendant les conversations avec le tuteur IA, transcriptions, évaluations, comptes rendus des formateurs, présence aux visios.
• Administrateurs de l’organisme : identité, fonction, email, téléphone, journal de connexion.

La vidéo et le son des séances en visio transitent en direct entre les participants et ne sont pas enregistrés. Aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD n’est demandée ; l’organisme veille à ne pas en déposer.

4. Engagements de Conversa

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée de l’organisme, pour fournir le service, et l’informer si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.
• Garantir la confidentialité : seules les personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service y accèdent, et elles sont tenues au secret.
• Assurer la sécurité : connexions chiffrées, mots de passe stockés sous forme d’empreinte, données de chaque organisme cloisonnées, jetons de connexion à usage unique, accès d’administration restreints.
• Aider l’organisme à répondre aux demandes des personnes (accès, rectification, effacement, opposition) et à ses propres obligations (analyse d’impact, consultation de l’autorité de contrôle).
• Notifier à l’organisme toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification.
• Mettre à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, et permettre des audits raisonnables, sur demande écrite et avec un préavis de trente jours.

5. Sous-traitants ultérieurs

Conversa fait appel à des prestataires pour : l’hébergement des serveurs et des données (en France), le paiement en ligne, l’envoi des emails, la transcription et la synthèse de la voix, l’intelligence artificielle conversationnelle et d’évaluation, l’avatar vidéo, et l’acheminement des visios. Certains de ces prestataires traitent des données hors de l’Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une décision d’adéquation.

La liste nominative des sous-traitants ultérieurs est communiquée à l’organisme sur simple demande. Conversa l’informe de tout ajout ou remplacement, et l’organisme peut s’y opposer pour un motif légitime ; à défaut d’accord, il peut résilier sans frais.

6. Durées de conservation

• Enregistrements de la voix : 90 jours, puis suppression automatique.
• Transcriptions, évaluations et comptes rendus : tant que le compte de l’apprenant existe, pour son suivi de progression.
• Comptes : jusqu’à leur suppression par l’organisme ou la fin du contrat.
• Factures : dix ans, au titre des obligations comptables.

7. Fin du contrat

À la fin du contrat, l’organisme peut récupérer les résultats de ses apprenants depuis son espace ou par l’API. Sauf demande contraire, Conversa supprime ensuite ses données, sauvegardes comprises, dans un délai de trois mois, à l’exception de ce que la loi impose de conserver.

8. Obligations de l’organisme

L’organisme informe ses apprenants du traitement (finalités, durées, droits), dispose d’une base légale pour le réaliser, et n’envoie à Conversa que les données nécessaires. Il est l’interlocuteur des personnes concernées ; Conversa lui transmet toute demande qu’il recevrait directement.

Voir aussi la politique de confidentialité et les mentions légales.