Enti partner
Accordo sul trattamento dei dati
Versione del 4 ottobre 2026. Documento di lavoro in fase di validazione legale. Integra le condizioni generali degli organismi partner.
1. Ruoli
Per i dati dei propri apprendenti e dei propri amministratori, l'organismo è titolare del trattamento: decide come vengono utilizzati. Conversa agisce come responsabile del trattamento: li tratta esclusivamente per fornire il servizio, su istruzione dell'organismo. I dati dei formatori indipendenti della piattaforma e dei clienti privati di Conversa non rientrano in questo accordo.
2. Oggetto, natura e durata
Il trattamento ha per oggetto la pratica dell'orale in lingua straniera: conversazioni con un tutor IA, sessioni in videolezione con formatori, valutazione, monitoraggio dei progressi e trasmissione dei risultati all'organismo. Dura quanto il contratto.
3. Dati e persone interessate
- Apprendenti: identità, email, identificativo esterno trasmesso dall'organismo, lingua madre e lingua praticata, foto del profilo se ne caricano una, registrazioni della loro voce durante le conversazioni con il tutor IA, trascrizioni, valutazioni, resoconti dei formatori, presenza alle videolezioni.
- Amministratori dell'organismo: identità, funzione, email, telefono, registro degli accessi.
Il video e l'audio delle sessioni in videolezione transitano in diretta tra i partecipanti e non vengono registrati. Non viene richiesto alcun dato sensibile ai sensi dell'articolo 9 del GDPR; l'organismo si impegna a non caricarne.
4. Impegni di Conversa
- Trattare i dati esclusivamente su istruzione documentata dell'organismo, per fornire il servizio, e informarlo se un'istruzione le sembra contraria alla normativa.
- Garantire la riservatezza: vi accedono solo le persone che ne hanno bisogno per far funzionare il servizio, e sono tenute al segreto.
- Garantire la sicurezza: connessioni cifrate, password memorizzate sotto forma di hash, dati di ciascun organismo separati, token di accesso monouso, accessi amministrativi limitati.
- Assistere l'organismo nel rispondere alle richieste delle persone (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione) e nell'adempiere ai propri obblighi (valutazione d'impatto, consultazione dell'autorità di controllo).
- Notificare all'organismo qualsiasi violazione dei dati che lo riguardi nel più breve tempo possibile, e al più tardi 48 ore dopo esserne venuta a conoscenza, con le informazioni utili per la sua eventuale notifica.
- Mettere a sua disposizione le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto di tali obblighi e consentire audit ragionevoli, su richiesta scritta e con un preavviso di trenta giorni.
5. Sub-responsabili
Conversa si avvale di fornitori per: l'hosting dei server e dei dati (in Francia), il pagamento online, l'invio delle email, la trascrizione e la sintesi vocale, l'intelligenza artificiale conversazionale e di valutazione, l'avatar video e l'instradamento delle videolezioni. Alcuni di questi fornitori trattano dati al di fuori dell'Unione europea; tali trasferimenti sono disciplinati dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea o da una decisione di adeguatezza.
L'elenco nominativo dei sub-responsabili è comunicato all'organismo su semplice richiesta. Conversa lo informa di ogni aggiunta o sostituzione, e l'organismo può opporsi per un motivo legittimo; in mancanza di accordo, può recedere senza costi.
6. Periodi di conservazione
- Registrazioni della voce: 90 giorni, poi eliminazione automatica.
- Trascrizioni, valutazioni e resoconti: finché esiste l'account dell'apprendente, per il monitoraggio dei suoi progressi.
- Account: fino alla loro eliminazione da parte dell'organismo o alla fine del contratto.
- Fatture: dieci anni, ai sensi degli obblighi contabili.
7. Fine del contratto
Al termine del contratto, l'organismo può recuperare i risultati dei propri apprendenti dal proprio spazio o tramite API. Salvo richiesta contraria, Conversa elimina poi i suoi dati, backup compresi, entro tre mesi, ad eccezione di quanto la legge imponga di conservare.
8. Obblighi dell'organismo
L'organismo informa i propri apprendenti del trattamento (finalità, durate, diritti), dispone di una base giuridica per effettuarlo e invia a Conversa solo i dati necessari. È l'interlocutore delle persone interessate; Conversa gli trasmette qualsiasi richiesta ricevuta direttamente.
Consulti anche l’informativa sulla privacy e le note legali.